Durante el primer año del software de gestión de hermandades Ghercof en la Hermandad de Macarena, los procesos que se han llevado a cabo se han desarrollado de forma óptima y eficaz y de ello te hablamos en siguientes líneas.
Ghercof es una aplicación web dirigida a la gestión de hermandades y cofradías de Semana Santa en el que hemos estado trabajando durante el pasado año con entusiasmo y dedicación para finalmente dar luz a un producto sin parangón en el mercado actual. La administración de cada uno de los elementos y actividades que forman parte de una hermandad tienen cabida en Ghercof.
A continuación te desvelamos algunas pinceladas de cómo ha sido el primer año de Ghercof en la Hermandad de la Macarena.
Administración de las remesas
La gestión de recibos de la hermandad se ha gestionado de manera eficiente a través de las remesas para el cobro de recibos domiciliados. En cumplimiento de la normativa europea del formato SEPA, podemos exportar cada una de las remesas de la hermandad al nuevo formato de cuaderno 19 para su envío a la correspondiente entidad bancaria.
En la Hermandad de la Macarena, se han realizado remesas anuales para más del 80% de los hermanos mediante un óptimo sistema de planificación de recibos que requiere de tan solo un clic de ratón. Así de sencillo.
También se han producido devoluciones, para las cuales se ha llegado a conocer la causa de las mismas a través de un intuitivo historial de recibos revuelto disponible en la remesa en cualquier momento. Si se necesita una nueva remesa de los recibos devueltos, tenemos la posibilidad en Ghercof de crear dicha remesa sin que sea necesario volver a crear los recibos que han sido devueltos.
Gestión de sorteos
La gestión de los sorteos de la Hermandad de la Macarena en Ghercor ha seguido un riguroso proceso de contabilización de participaciones y décimos vendidos. Así, el programa contempla la posibilidad de pagos parciales y devoluciones, ofreciendo información detallada de la fecha y hora a la que han tenido lugar.
Con el único objetivo de satisfacer las necesidades y requerimientos de la hermandad, hemos adaptado el módulo de loterías de manera que respondiese eficazmente a la visión y forma de trabajar del personal administrativo de la Hermandad de la Macarena.
Año nuevo en la hermandad
Cada final de año, la hermandad debe de realizar una serie de acciones de cara al siguiente año como, por ejemplo, crear los recibos automáticamente según el método y la periodicidad de pago de los hermanos o la actualización de cuotas, donde se tienen en cuenta los hermanos que pasan a la mayoría de edad.
Éstas y el resto de tareas que tienen que ver con el cambio de año en la hermandad se ejecutan con un solo clic en Ghercof para, posteriormente, obtener del programa un informe estadístico y pormenorizado sobre los resultados del proceso lanzado.
Configuración de la procesión
Con la llegada de la Semana Santa, la hermandad se prepara para cumplir con todos los procesos administrativos relacionados con la asignación de insignias y la confección de la cofradía.
La asignación de insignias en la Hermandad de la Macarena se ha realizado a través de solicitudes que se crean en Ghercof. Además, tenemos la opción en el software de tramitar un número determinado de insignias y varas para cada hermano y la propia aplicación se encarga de asignar estas insignias por número de antigüedad en función de las prioridades del hermano. Una funciones presentes en Ghercof orientadas a facilitar las labores administrativas de la hermandad de Semana Santa.
Antes de empezar a utilizar Ghercof, la hermandad tomaba varios días para resolver este complejo proceso de asignaciones. Una problemática a la que este software da solución con un solo clic y a partir del que se genera un listado de asignaciones finales para hermanos a raíz de las solicitudes, respetando siempre la prioridad y el número de hermano, como hemos mencionado anteriormente.
Una vez que la hermandad tiene todas las papeletas de sitio, llega el momento de confeccionar la cofradía. Este proceso le asigna a cada hermano un sitio concreto en la procesión mediante un complejo procedimiento de selección donde se tiene en cuenta la idiosincrasia de la hermandad, el orden y tamaño de los tramos o los tramos de longitud automática. Asimismo, podemos realizar vinculaciones entre hermanos para que estos figuren juntos en la procesión, aunque, eso sí, obedeciendo siempre el orden del número de hermanos.
Por otro lado, en Ghercof, el listero puede configurar la cuadrilla de costaleros y gestionar las igualás y ensayos de una manera sencilla, de forma que el programa genera un listado con los datos de contacto de los miembros de la cuadrilla y las foto de cada uno de ellos para una rápida identificación.
Acceso de los hermanos
Para facilita la gestión de los hermanos, la hermandad dispone de un acceso para los mismos donde cada hermanos puede, entre otras cosas, pagar los recibos pendientes, modificar sus datos y solicitar la papeleta de sitio e insignias.
Ghercof esta sincronizado con esta pequeña aplicación favoreciendo enormemente las tareas de gestión de la hermandad. Además, desde el acceso de los hermanos, estos pueden consultar, después de que se ha realizado la confección de la cofradía, la posición y el tramo en el que van.